Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm/dịch vụ (mang tính đơn chiếc, độc đáo, mới lạ) - Có mục đích và kết quả xác định, có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn, liên quan nhiều bên và cần sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận có chức năng quản lý khác nhau, môi trường vận hành nhiều va chạm/ bất định và rủi ro cao.
Mỗi dự án thông thường đều trải qua bốn giai đoạn - Xây dựng ý tưởng, phát triển, vận hành, kết thúc. Việc quản lý dự án có tính tạm thời và phối hợp cao, có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như phân tích hệ thống, quản lý theo mục tiêu, tối thiểu hóa chi phí hay phân phối đều nguồn lực, v.v...
Các hoạt động chủ yếu trong quản lý dự án là lập kế hoạch (xác định nguồn lực, mục tiêu và biện pháp thực hiện); điều phối (thời gian, nhân lực, phối hợp, động viên,...) và giám sát (đo lường kết quả, so sánh, báo cáo, giải quyết vấn đề). Hoạt động quản lý dự án có nhiều điểm khác biệt rõ rệt so với hoạt động quản lý sản xuất liên tục (theo dòng).
Các mô hình tổ chức dự án phổ biến là chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, chủ đầu tư cử ra ban chủ nhiệm điều hành dự án, chủ đầu tư trao quyền quyết định cho một tổng thầu (chìa khóa trao tay), quản lý theo chức năng/ tổ chức chuyên trách hay mô hình ma trận. Chức năng chung của các cán bộ quản lý dự án là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra giám sát, điều chỉnh - thích ứng (xoay sở trong tình hình biến động) - Góp phần bảo quản tốt nguồn lực, báo cáo trung thực (hiện trạng, chi phí, tiến độ, triển vọng) và thực hành quản lý hiệu quả.
Giám sát dự án là việc theo sát quá trình vận hành dự án, phân tích các giá trị về số công việc và chi phí để phục vụ công tác đánh giá tiến độ/ chất lượng thực thi dự án (định tính, định lượng) - Nhằm xử lý kịp thời (ngăn ngừa, điều độ, giảm thiệt hại, chuyển dịch, né tránh, chấp nhận, mua bảo hiểm hoặc tự bảo hiểm, v.v...) khi rủi ro xảy ra (rủi ro - thuần túy, tính được hoặc không tính được, có hoặc không có bảo hiểm, nội sinh hoặc ngoại sinh).
Có nhiều phương pháp để ứng dụng trong việc giám sát dự án như sử dụng các mốc giới hạn, kiểm tra giới hạn, đường cong ngân sách/ kế hoạch/ thực tế, sơ đồ giá trị thu được, báo cáo tiến độ, họp bàn dự án, thị sát thực tế, hay xây dựng các hệ thống giám sát tài chính/ quá trình/ hoạt động.
Kế hoạch dự án là công cụ thể hiện tiến độ tổ chức thực hiện dự án một cách logic, hiệu quả - Cụ thể hóa các mục tiêu, công việc và chương trình cần tiến hành để làm cơ sở cho công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự, điều phối nguồn lực; quản lý tiến độ; giảm thiểu rủi ro, tránh lãng phí/tiêu cực; dự toán ngân sách/ chi phí cho từng công việc; làm căn cứ để kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi mặt trong quá trình vận hành như thời gian/ chi phí/ chất lượng, v.v...
1. Quản lý thời gian và tiến độ dự án
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là công việc thể hiện mối quan hệ liên tục giữa các công việc trong kế hoạch về thời gian và thứ tự (sự kết nối các công việc và sự kiện) - Có chức năng phản ánh mối quan hệ tương tác giữa nhiệm vụ với công việc (phụ thuộc bắt buộc/ tùy ý/ bên ngoài); xác định thời điểm bắt đầu - thực hiện - kết thúc công việc (xác định đường Găng và công việc Găng); tính toán thời gian dự trữ (phục vụ điều độ công việc); xây dựng các biện pháp tiết kiệm thời gian và nguồn lực; lập kế hoạch kiểm soát /theo dõi/ điều hành.
Quy trình xây dựng mạng công việc gồm sáu giai đoạn: 1. Xác định/Liệt kê các công việc (nhiệm vụ); 2. Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc; 3. Vẽ sơ đồ mạng công việc; 4. Tính toán thời gian, chi phí ước tính cho từng công việc; 5. Xây dựng quỹ thời gian dự trữ cho các công việc và sự kiện; 6. Xác định đường Găng.
2. Phân phối nguồn lực trong dự án
Công cụ phân phối nguồn lực trong một dự án là các biểu đồ phụ tải và điều chỉnh đều nguồn lực.
Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng nguồn lực cần thiết cho từng công việc trong vòng đời dự án/ kế hoạch/ tiến độ/ thời kỳ nhất định - Là cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất/ cung ứng/ điều phối và bố trí nguồn lực. Biểu đồ điều chỉnh đều nguồn lực là công cụ để tối thiểu hóa mức khác biệt về nguồn lực giữa các thời kỳ, điều chỉnh công việc nhưng không thay đổi thời gian kết thúc dự án, điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu - Đưa ra phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực.
Nguyên tắc ưu tiên trong phân phối nguồn lực dự án là công việc cần thực hiện trước thì ưu tiên trước; công việc có nhiều đường Găng theo sau thì ưu tiên trước; ưu tiên công việc có thời gian thực hiện ngắn nhất/ có thời gian dự trữ tối thiểu/ đòi hỏi mức độ đầu tư nguồn lực lớn nhất.
3. Dự toán ngân sách - Quản lý chi phí
Dự toán ngân sách là kế hoạch phân phối quỹ cho các hoạt động của dự án, đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí/ chất lượng/ tiến độ đặt ra trong dự án - Gồm các dự toán ngắn hạn/ dài hạn (chi phí tối thiểu/ giảm tổng chi phí); xây dựng theo phương pháp từ cao tới thấp, kết hợp, dự án hoặc khoản mục công việc. Cơ sở của hoạt động quản lý chi phí dự án là việc thường xuyên phân tích dòng chi phí trong quá trình vận hành nhằm kiểm soát quá trình thực hiện, ngăn chặn việc sai phạm đường chi phí cơ sở, cung cấp thông tin cho các cấp quản lý/lãnh đạo về những thay đổi được cho phép.
4. Quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng dự án là các phương pháp thực thi nhằm đảm bảo dự án được vận hành theo đúng kế hoạch định trước với chất lượng tốt nhất (nhằm thu được hiệu quả cao nhất khi kết thúc dự án) - Chi phí phát sinh trong quá trình quản lý chất lượng là tổn thất nội bộ/bên ngoài; chi phí ngăn ngừa/ thẩm định/ đánh giá/ kiểm tra - giám sát.
Các biện pháp thường áp dụng trong quản lý chất lượng là xây dựng các hệ thống kiểm soát về kinh tế/ công nghệ/ tổ chức/ hành chính/ giáo dục hành vi/ v.v...; xây dựng cơ chế/ hệ thống tiêu chuẩn/ định mức để kiểm soát việc thực hiện các chính sách khuyến khích,... - Với các công cụ quen thuộc như lưu đồ/biểu đồ quá trình, biểu đồ xương cá (nhân - quả), biểu đồ Parento, biểu đồ kiểm soát thực hiện hay phân bố mật độ, v.v...
(*)
Giữa kế hoạch và thực tế luôn có sự khác biệt rất lớn nên công tác quản lý luôn có mặt trong quá trình thực thi bất cứ dự án nào. Cũng vậy, quá trình hướng tới việc đạt được các mục tiêu trong cuộc sống của mỗi chúng luôn chứa đựng đầy rẫy những khác biệt so với dự tính trong suy nghĩ - Nên ta phải luôn chủ động - bình tĩnh để vượt qua các khó khăn ngoài dự tính thì mới có thể đạt đến thành công.
0 comments:
Post a Comment