Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một tổ chức - Là nơi diễn ra các hoạt động thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo hậu cần (đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động vận hành của tổ chức) - Các công việc hành chính cơ bản là nhân viên văn phòng (lễ tân, hành chính, tốc ký viên, đánh máy, điều hành xử lý thông tin); thư ký (chuyên ngành, tổng quát, chuyên viên xử lý thông tin hành chính - văn phòng), các vị trí ở cấp quản trị (trợ lý hành chính, trưởng phòng, giám đốc).
Hành chính văn phòng là công việc kiểm soát hoạt động kinh doanh, soạn thảo - tổ chức - sử dụng các hồ sơ và công văn giấy tờ để phục vụ nhu cầu thông tin hiệu quả cho tổ chức. Quản trị hành chính văn phòng là tổ hợp các hoạt động hoạch định, tổ chức, tiêu chuẩn hóa, phối hợp và kiểm soát hoạt động xử lý thông tin - Bảo quản/tổ chức/quản lý dữ liệu; tính toán hóa đơn/sổ sách/giá cả và thực hiện chức năng thông đạt của tổ chức qua các công cụ thư từ/điện thoại/văn bản/hội thảo/hội nghị... - Đối tượng công tác thường là các loại hồ sơ, sổ sách, công văn, giấy tờ, biên bản tường trình, v.v...
Hoạch định là công tác xác định mục tiêu và phương án đạt được mục tiêu (kế hoạch) - Hoạch định hành chính văn phòng là công tác thu thập, tổng hợp/sắp xếp, xử lý thông tin làm cơ sở cho việc triển khai các hành động theo quyết định của tổ chức. Hoạch định ở cấp cao là các loại chiến lược - chiến thuật, hoạch định ở cấp thấp là việc định hình các tác vụ - tác nghiệp. Bộ máy hành chính văn phòng có thể được tổ chức tập trung theo địa bàn hoặc theo chức năng - Phục vụ nhu cầu thông tin nội bộ, liên nội bộ, quan hệ khách hàng hay chuyên môn nghiệp vụ.
(*)
Nhiệm vụ đơn giản hóa các công tác hành chính văn phòng được thực hiện dựa trên hệ thống thủ tục tài chính/ sản xuất/ lưu kho/ kinh doanh/ nhân sự, v.v...(các luồng công việc, tiến trình, sơ đồ biểu mẫu chính thức) - Được tiêu chuẩn hóa một cách Khoa học & Đồng bộ cùng các nguyên tắc tiết kiệm cử động tối đa (cố gắng tối thiểu, tận dụng cử động đối xứng - nhịp nhàng của cơ thể, tối ưu khoảng trống và dụng cụ, lưu thông tối đa giữa các không gian làm việc, điều hành các yếu tố khung cảnh phù hợp sinh lý con người - tối đa hiệu suất lao động).
Khối lượng đầu mục công việc luôn vượt trội so với quỹ thời gian hạn hẹp - cố định, nên cần phân loại - phân cấp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp khác nhau để thực hiện lần lượt theo thứ tự - Đảm bảo hoàn tất các công việc cần thiết và loại bỏ việc thất thoát thời gian cho các công việc thứ yếu (làm hay không làm cũng không quan trọng) - Kỹ năng quản trị thời gian.
Công tác văn thư là các công việc xây dựng, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản - Nhanh chóng, chính xác, bảo mật, đúng quy định pháp luật trong các cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp - Đảm bảo công việc được thực hiện đúng chế độ, hợp nguyên tắc; tiết kiệm công sức, tiền của; thông tin lưu trữ đầy đủ, bí mật, hiệu quả. Quản lý các loại văn bản đến/đi, công khai, bảo mật, lưu truyền nội bộ (File cứng/file mềm); Bảo quản tốt các loại con dấu của cơ quan/văn phòng/công văn/tên cơ quan, con dấu thể hiện độ mật - độ khẩn, con dấu cá nhân thể hiện chức danh/họ - tên người có thẩm quyền ký văn bản - Tuân thủ quy trình đóng dấu và nguyên tắc 3 không (không đóng dấu khống chi, không đóng dấu đè lên nhau, không đóng nhầm dấu).
Quy trình lập hồ sơ bắt đầu từ việc mở hồ sơ, chia tài liệu văn bản thành các loại hồ sơ, sắp xếp hợp lý các tài liệu trong từng hồ sơ, biên mục trong ngoài (đánh số tờ, ghi mục lục, viết bìa hồ sơ) rồi đóng thành quyển - Lập danh mục hồ sơ để thuận tiện cho công tác lưu trữ, bảo quản, sắp xếp và tra cứu nhanh chóng khi cần.
Văn bản là tài liệu giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, báo cáo, đề án, đơn từ, v.v... - Phân biệt thành các loại văn bản hành chính, kỹ thuật, chuyên môn (pháp quy hay hành chính). Phong cách hành chính công vụ là ngắn gọn, sáng sủa, súc tích, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề - chính xác, minh bạch, nghiêm túc, khách quan và đảm bảo mực thước (khuôn mẫu) - Thực hiện các chức năng thông tin, pháp lý, quản lý, giao tiếp, thống kê, văn hóa/xã hội, v.v... và luôn phải thể hiện được vai trò - vị thế của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ.
Các nghiệp vụ khác trong công tác hành chính văn phòng là hoạch định, tổ chức các cuộc hội họp (tập hợp để bàn việc chung), hội nghị (họp mặt theo quy trình và thủ tục nhất định) để lấy được sự đóng góp, ủng hộ của số đông trong việc giải quyết vấn đề chung - Tiếp khách (nội bộ, bên ngoài) và giao tiếp chuyển giao/trao đổi công việc qua điện thoại.
Các nghiệp vụ khác trong công tác hành chính văn phòng là hoạch định, tổ chức các cuộc hội họp (tập hợp để bàn việc chung), hội nghị (họp mặt theo quy trình và thủ tục nhất định) để lấy được sự đóng góp, ủng hộ của số đông trong việc giải quyết vấn đề chung - Tiếp khách (nội bộ, bên ngoài) và giao tiếp chuyển giao/trao đổi công việc qua điện thoại.
(*)
Vai trò của công tác kiểm tra trong hoạt động hành chính văn phòng là khuyến khích các hành vi phù hợp, ngăn cản các hành vi không phù hợp và hỗ trợ nhiệm vụ điều chỉnh/thích nghi (đối phó với bất trắc, khám phá những bất thường - xác định các nguy cơ, nhận diện các cơ hội trong xử lý tình huống phức tạp và nâng cao hiệu suất lao động) của công tác quản trị.
Kiểm tra được tiến hành ở các mức chiến lược, chiến thuật và tác vụ/tác nghiệp - Với nội dung hành chính (công văn, giấy tờ) hay công việc/nghiệp vụ chuyên môn (sắp xếp, lưu trữ, liên lạc,...) - Thông qua các biện pháp thanh tra/kiểm tra phù hợp.
Công cụ kiểm soát thông thường trong công tác hành chính văn phòng là bảng chia thời gian biểu, thẻ hồ sơ (để truy xuất), nội dung và tiến độ thực hiện các kế hoạch. Phương tiện kiểm soát là hệ thống tường trình và các loại cẩm nang hành chính (lịch sử công ty, sơ đồ tổ chức bộ máy/hoạt động hành chính, mục tiêu đơn vị, chính sách tổng quát, các quỹ phúc lợi, lề lối/tác phong/thái độ làm việc) và cẩm nang kinh doanh (cơ cấu, chính sách, phong cách quản trị, thực hành tiêu chuẩn hóa, hướng dẫn hội nhập môi trường làm việc, v.v...)
(*)
Khi khối lượng tài liệu/dữ liệu ngày càng lớn thì việc quản lý, tổ chức hoạt động hành chính văn phòng khoa học, hiệu quả đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin cho quá trình vận hành tổ chức (thông tin là mạch máu của công tác phối hợp hoạt động tập thể và căn cứ bước đầu cho các quá trình ra quyết định của người lãnh đạo). Học sinh, sinh viên có kỹ năng hành chính văn phòng sẽ tổ chức đời sống gọn gàng, ngăn nắp và thuận tiện - hiệu quả hơn cho việc học tập rất nhiều.
0 comments:
Post a Comment