Con người không sinh sống đơn lẻ mà sinh sống thành những tập hợp đông đúc (xã hội). Trong cuộc sống, hầu hết tất cả các công việc mọi người đều phải phối hợp với nhau để đạt tới kết quả cuối cùng (sản xuất, kinh doanh, làm đường, xây nhà, nghiên cứu khoa học, v.v...). Kết quả là nhu cầu thống nhất các cá nhân riêng lẻ lại với nhau trong cả ý chí và hành động để thực hiện được những mục tiêu chung (Các kiến thức/tri thức quản trị) đã xuất hiện ở những người đứng đầu tổ chức/đoàn thể/doanh nghiệp/ v.v...
Quản trị là tổ hợp các công tác (hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát) để đạt được mục tiêu thông qua người khác. Quản trị học là khoa học nghiên cứu về các hoạt động quản trị để tìm ra những kiến thức/kinh nghiệm có giá trị hữu ích trong việc giúp các tổ chức/cá nhân có phương hướng quản trị tốt nguồn lực ban đầu mà hoàn thành mục tiêu đề ra một cách tối ưu nhất.
Một nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ kiến thức/kỹ năng chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc cụ thể mà mình quản lý, có kỹ năng nhân sự (động viên, lãnh đạo, điều khiển nhân viên,...) cùng tầm nhìn và tư duy bao quát trong việc ra quyết định - hoạch định các chiến lược/chính sách/kế hoạch cho phát triển tổ chức.
Các nhà quản trị cấp cơ sở (tổ trưởng, nhóm trưởng, trưởng ca,...) có nhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển công việc của những người thừa hành. Nhà quản trị cấp trung (trưởng phòng, trưởng ban,...) có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch và chính sách được cấp trên đưa xuống, và các nhà quản trị cấp cao (chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc, hiệu trưởng,...) chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức (thông qua các mục tiêu và kế hoạch mà mình định hướng.)
Môi trường quản trị là các yếu tố bên trong và bên ngoài - Có khả năng tác động một cách trực tiếp hoặc gián tiếp tới kết quả hoạt động của tổ chức. Môi trường bên ngoài là những yếu tố nhà quản trị không thể can thiệp làm thay đổi được mà phải tìm cách để thích ứng - Như các yếu tố vỹ mô (chính trị, kinh tế, xã hội, văn hóa, kỹ thuật, công nghệ, v.v...), các yếu tố vi mô (sự cạnh tranh trong ngành, hoạt động của đối thủ, nhà cung cấp, người mua, hay các sản phẩm thay thế trong tương lai, v.v...), các yếu tố môi trường kinh doanh quốc tế, v.v...Môi trường bên trong là môi trường nội bộ mà các nhà quản trị có thể linh hoạt tùy chỉnh để thích nghi với môi trường bên ngoài nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức ở mức cao nhất - với chi phí thấp nhất. Các biện pháp quản trị sự bất trắc của môi trường thường được sử dụng trong quản trị là làm hợp đồng, kết nạp, cấp hạn chế, tiên đoán, liên kết, dùng trung gian, quảng cáo, marketing tổng hợp, v.v...
Theo bối cảnh, cách nhìn và tình huống cụ thể khác nhau mà nhiều lý thuyết quản trị đã ra đời như lý thuyết bối cảnh, cổ điển, tâm lý xã hội, định lượng, hội nhập hay hiện đại, v.v...Không có lý thuyết nào là tuyệt đối hoàn hảo cho mọi hoàn cảnh, vậy nên chúng chỉ mang tính chất tham khảo là chính, việc lựa chọn, áp dụng vào giải quyết vấn đề cụ thể phụ thuộc sống còn vào nhận định và bản lĩnh của nhà quản trị.
(I)
Hoạch định là quá trình xác lập mục tiêu chung của tổ chức - Đồng thời đề ra các chiến lược, kế hoạch và biện pháp thực hiện hiệu quả nhất mục tiêu đó. Công tác hoạch định sẽ giúp cho tổ chức nhận diện được thời cơ phát triển trong hiện tại và tương lai. Có kế hoạch chuẩn bị để ứng phó với các rủi ro, nguy cơ và thách thức trên con đường phát triển nhằm chủ động hơn, thuận lợi hơn trong các hoạt động thực tế.
Các tính chất cần phải có của một mục tiêu đạt chất lượng là tính cụ thể - đo lường được, tính khả thi trong thời hạn nhất định và tính nhất quán. Các tiêu chí thường dùng để phân hạng mục tiêu của một tổ chức là thời gian (ngắn/ trung/ dài hạn), nội dung (tăng trưởng, ổn định, suy giảm), phương pháp lượng hóa (định lượng, định tính), cấp độ quản lý (công ty, bộ phận, thành viên) hay bản chất của mục tiêu (kinh tế, chính trị, xã hội). Việc dự báo trong lập kế hoạch thường là phân tích theo chuỗi thời gian, kiểm soát thị trường, mô hình kinh tế lượng hay trực giác/linh cảm của nhà quản trị.
Hoạch định chiến lược là việc xác định phương hướng hoạt động trong dài hạn (tấn công, phòng thủ, đa dạng, chuyển hướng) dựa vào nguồn lực hiện có của tổ chức (điểm mạnh, điểm yếu) và các yếu tố cơ hội/thách thức của môi trường. Các mô hình thường áp dụng là ma trận SWOT hay BCG (ma trận phát triển và tham gia thị trường).
Hoạch định tác nghiệp là việc triển khai chiến lược trong những tình huống cụ thể (ngắn hạn) để hoàn thành những mục tiêu cụ thể. Các chương trình có quy mô lớn, các dự án, các kế hoạch ngân sách,...thường phải lập những kế hoạch riêng theo từng nội dung cụ thể. Còn kế hoạch về chính sách (đường lối tổng quát), thủ tục (các hướng dẫn chi tiết để thực hiện chính sách) hay các quy định/quy tắc (ghi rõ những điều được/không được phép làm) thì có thể lập một lần để sử dụng lặp lại nhiều lần.
(II)
Nội dung của hoạt động tổ chức là lên danh mục công việc và sắp xếp/phân loại con người theo tính chất và năng lực để theo chức năng và quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm mà gắn mỗi người với những đầu mục công việc thích hợp - Phối hợp thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Trong hoạt động tổ chức, nhà quản trị cần tạo ra một cơ cấu thích hợp để huy động sức mạnh tổng hợp của tập thể hướng vào một nhiệm vụ chung trên nguyên tắc thống nhất với mục tiêu/nhiệm vụ của tổ chức, hiệu quả, cân đối và có khả năng linh hoạt để thích nghi với các biến động của môi trường.
Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau trong các nhiệm vụ, trách nhiệm và quan hệ tương quan trong tổ chức. Tiêu chuẩn hình thành các bộ phận là thời gian làm việc (ca, kíp,...), chức năng chuyên môn (kinh doanh, kế toán,....), phạm vi hoạt động, sản phẩm, khách hàng, quy trình/thiết bị, v.v...
Việc phân công lao động phải phù hợp với chuyên môn, tầm hạn quản trị phải phù hợp với quy mô tổ chức và năng lực của người quản trị (số lượng người quản trị/số lượng người bị quản trị), xác định rõ quyền hành áp dụng trong tổ chức thuộc loại nào (cưỡng bức, mua chuộc hay kết hợp). Mức độ, nguyên tắc (theo kết quả mong muốn, chức năng, bậc thang, thống nhất trong mệnh lệnh, tuyệt đối theo trách nhiệm.) và nghệ thuật giao quyền (trao cơ hội, cho phép mắc sai lầm, tin tưởng nhưng phải có cơ chế kiểm tra rõ ràng, minh bạch.)
Các nhân tố ảnh hưởng tớ cơ cấu tổ chức là chiến lược và mục tiêu do quản trị cấp cao đặt ra, quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức, kỹ thuật và công nghệ đang được áp dụng, môi trường tổ chức, quan điểm, thái độ của các cấp quản trị trên cao và phạm vi địa bàn hoạt động của tổ chức.
(III)
Điều hành là hoạt động hướng dẫn, đôn đốc, động viên người dưới quyền trong những nỗ lực thực hiện hiệu quả mục tiêu chung của tổ chức. Người đứng ra thực hiện công tác điều hành được gọi là nhà lãnh đạo - Những người có tầm nhìn, sức quy tụ và khả năng gây ảnh hưởng lên người khác. Một lãnh đạo giỏi sẽ biết cách làm cho các nhân viên tuân thủ mệnh lệnh và hăng hái trong công việc của mình.
Mỗi nhân viên/cá nhân có một mức năng lực nhất định về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, các mối quan hệ và sự mong muốn (động cơ, hoài bão) khác nhau - Quan niệm về trách nhiệm xã hội cũng như các đặc điểm cá nhân (bẩm sinh, học tập, rèn luyện) khác nhau - Vì vậy, người lãnh đạo biết rõ được năng lực, cùng động cơ (nhu cầu thúc đẩy nhân viên/cá nhân làm việc) để hướng họ vào dòng chảy chung của tổ chức. Cũng từ đây, các nhà khoa học đã đưa ra rất nhiều lý thuyết về động cơ/nhu cầu cá nhân để hỗ trợ các nhà lãnh đạo - Theo đó, các nhà lãnh đạo đề xuất hệ thống quản trị xây dựng môi trường làm việc phù hợp, thiết kế công việc hấp dẫn, tăng cường sự tham gia của người lao động - sự linh hoạt về thời gian biểu, hỗ trợ đào tạo và cung cấp thêm nhiều loại hình phúc lợi hấp dẫn nhằm thỏa mãn nhu cầu/động cơ người nhân viên - Giải phóng sức lao động một cách tối đa để phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.
Xung đột là vấn đề người lãnh đạo luôn phải đối diện trong hoạt động điều hành của mình. Các xung đột theo chức năng thì phát sinh do sai biệt về năng lực/nhận thức/cách nhìn và cần được phát huy trong thế điều hướng thích hợp để tận dụng tối đa trí tuệ tập thể. Các xung đột phi chức năng nảy sinh do định kiến/tình cảm cá nhân thì phải hết sức hạn chế và cần được giải quyết khéo léo, kịp thời - không để làm ảnh hưởng tới môi trường làm việc chung của tổ chức.
Xung đột có thể nảy sinh đơn thuần giữa các nhân viên/cá nhân, có thể phát sinh giữa người quản trị và nhân viên hoặc giữa các bộ phận/các nhóm với nhau. Dù xung đột ở đâu cũng phải nắm được bản chất trước khi quyết định có được "lơ là" hay không - Tuyệt đối không được chủ quan coi thường các xung đột quy mô nhỏ mà tính chất thì nguy hiểm (như gây tổn hại đến sự trung thành/ trung thực với tổ chức, sự công bằng/thỏa đáng/chính xác của các chế độ phân chia lợi ích, v.v....)
(IV)
Kiểm soát là chức năng nhận thông tin phản hồi về hoạt động vận hành của tổ chức nhằm phát hiện ra các sai lệch để kịp thời điều chỉnh, diễn ra cả trước/trong và sau quá trình thực hiện công việc - Giúp cho tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn lực, phát hiện nhanh chóng các vấn đề phát sinh, tạo sự thuận lợi cho sự vận hành của tổ chức. Dựa trên nguyên tắc đúng việc - đúng đối tượng, mẫu thu thập thông tin hiệu quả - đầy đủ (đảm bảo chất lượng thông tin), phát hiện và giải quyết đúng vấn đề một cách hiệu quả, khách quan - công bằng - trung thực và phù hợp với văn hóa tổ chức.
Quy trình kiểm soát tổ chức theo ba phân đoạn:
1. Thiết lập tiêu chuẩn (chuẩn mực, định mức, kế hoạch kiểm tra)
2. Đo lường hiệu quả (công cụ, phương pháp đo, phương pháp đảm bảo tính khách quan)
3. Điều chỉnh sai lệch (biện pháp sửa chữa, khắc phục)
Các nội dung cần kiểm soát trong một doanh nghiệp là tài chính (kế toán, kiểm toán,...), nhân sự (an toàn, kỷ luật, hiệu suất lao động,...), tình trạng thị trường (phân khúc, đối thủ, sản phẩm, khách hàng,...), sản xuất (công nghệ, máy móc, thiết bị, năng suất, chất lượng,...), tiến độ thực hiện các dự án đầu tư/ kinh doanh, v.v...Theo phương pháp cổ truyền, dùng số liệu thống kê, báo cáo, phân tích, điểm hòa vốn, phân tích nguồn lực và hiệu quả sử dụng nguồn lực - Hoặc theo phương pháp hiện đại với các hệ thống máy tính và sơ đồ mạng.
(***)
Thông tin là yếu tố định hướng và dẫn dắt nhận thức cũng như hành động của các cá nhân trong một tổ chức xã hội. Trong một tổ chức luôn song hành tồn tại cả hai dạng thông tin là chính thức và không chính thức - Lan truyền cả theo chiều dọc và chiều ngang. Các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định về hoạt động của tổ chức (dưới mọi hình thức như lời nói, cử chỉ, chữ viết, kênh truyền, v.v...) được gọi là thông tin quản trị. Các thông tin quản trị phải đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời, có tính hệ thống, tổng hợp, hiệu quả và đảm bảo bí mật - đáp ứng các nhiệm vụ điều phối (thống nhất hoạt động tổ chức, cung cấp yếu tố đầu vào, liên kết các nguồn lực trong tổ chức), hỗ trợ nhà quản trị xây dựng tổ chức và ra các quyết định quản trị.
Trong quá trình truyền thông, có rất nhiều yếu tố "nhiễu" gây trở ngại cho việc đảm bảo tính đúng đắn/nguyên bản của thông tin như sự chậm trễ về thời gian (không kịp thời), thiếu định hướng, không được tổ chức và trình bày phù hợp, người tiếp nhận ít nghiên cứu nhưng vội vàng đánh giá, sự thiếu niềm tin gây ra sợ hãi, tâm lý tiêu cực, v.v...Do đó, quá trình truyền thông phải nhanh chóng, kịp thời, ngôn ngữ đơn giản/súc tích/rõ ràng, tích cực lắng nghe/phản hồi, hạn chế cảm xúc và biết dẫn dắt dư luận đi theo đúng hướng.
Quyết định quản trị (mang tính khoa học, sáng tạo và hợp pháp về các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát) chỉ được hình thành khi thông tin đã đầy đủ và thời điểm đã chín muồi. Các quyết định quản trị được phân thành ba cấp: Cấp chiến lược (quy mô toàn bộ tổ chức), cấp chiến thuật (quy mô bộ phận/phòng ban), cấp tác nghiệp (mỗi cá nhân) - Trong ngắn/ trung hay dài hạn - Có hoặc không có kế hoạch định trước.
(*)
Nhiều loài động vật có khả năng tự động tổ chức, phối hợp làm việc cùng nhau để tạo nên thành quả chung (theo bản năng ngay từ khi sinh ra) mà không cần qua quá trình học tập (như ong, kiến, mối, các loài chim, v.v...) - Khả năng đó tương đương với kỹ năng quản trị ở xã hội loài người, nhưng chúng ta không tự có kỹ năng đó ngay từ khi sinh ra như chúng mà phải trải qua quá trình vất vả học tập và rèn luyện thì mới thành thục được.
Kỹ năng quản trị có ích lợi không chỉ cho hoạt động của các tổ chức mà còn có ích cho việc hoạch định, tổ chức, làm thành công đời sống cá nhân (vì mỗi người đều chỉ sở hữu một nguồn lực hữu hạn về vật chất, tinh thần và cả thời gian). Do đó, với mọi đối tượng - Mọi mục tiêu, chúng ta luôn cần bổ sung các tư duy, kiến thức và kỹ năng quản trị.
0 comments:
Post a Comment